当您收到爱租机公司的告知函时，这通常意味着存在某些与您租赁的设备或服务相关的事宜需要您的关注和处理。正确和及时地应对这类函件对于维护您的权益、避免不必要的纠纷至关重要。以下是一步一步的指南，帮助您高效且得当地处理这一情况。
第一步：仔细阅读告知函内容
首先，务必仔细阅读告知函中的每一项内容，确保您充分理解函件所提及的问题或要求。重点关注租约条款、逾期通知、设备归还、费用详情等关键信息。如果有任何不明白的地方，划线标记，准备在后续沟通中询问清楚。
第二步：确认信息准确性
核对函件中提到的个人信息、租赁设备信息以及任何涉及的时间点或费用，确保这些信息准确无误。如果您发现有误，比如设备型号不对或是费用计算有误，保留好自己的租赁合同和付款凭证，以便提供证明。
第三步：及时沟通反馈
主动联系爱租机公司，使用函件中提供的联系方式（如客服电话、邮箱）进行沟通。在沟通时，保持礼貌并直接说明来意，明确指出您已经收到告知函，并就函件中的具体问题进行询问或提出异议。如果需要调整方案或请求延期，清晰表达您的诉求，并探讨可能的解决方案。
第四步：书面记录交流内容
无论是通过电话还是电子邮件交流，务必保留所有沟通记录。对于重要的通话，可以做电话录音（提前告知对方并确保合法合规），邮件往来则直接保存。这些记录在未来可能成为解决问题的重要依据。
第五步：按照协议履行义务
在充分沟通并达成一致后，根据双方约定的内容及时采取行动。如果是补缴费用，确保按时完成支付；若需归还设备，按照公司要求妥善包装并寄回，同时保留物流单据作为证据。
第六步：跟进并确认问题解决
完成上述步骤后，再次与爱租机公司联系，确认问题已得到妥善解决。必要时，要求对方提供书面确认或更新后的租赁状态报告，确保您的权益得到保障。
总结：
收到爱租机公司的告知函不必慌张，通过细致阅读、积极沟通、准确执行和适时跟进，大多数问题都能得到有效解决。在整个过程中，保持冷静、理性，注重事实和证据，是保护自身权益的关键。